6 kroków by uczynić nasze zebrania w pracy efektywnymi

Odkryj 6 kluczowych zasad niezbędnych do przeprowadzania efektywnych zebrań w pracy, które pozwolą na zwiększenie produktywności i lepsze wykorzystanie czasu.

Obecnie niemal w każdej profesji musimy pracować z innymi ludźmi i współpracować, aby osiągnąć wspólne cele. Zawsze wiąże się to z zebraniem, na którym, czy to co miesiąc, czy co tydzień, należy się spotkać aby omówić zaległe sprawy, bieżące zdania, przyszłe  projekty itd.

Jednak nie brakuje osób, które narzekają, że te spotkania są z reguły mało produktywne. W rzeczywistości, w wyniku pandemii spowodowanej COVID-19, spotkania online stały się koniecznością, a wielu zgłasza straty w produktywności i czasie, które można by zredukować pisząc regularnie zwykły raport lub e-mail.

Jeśli to jeden z Twoich problemów, teraz w KrzesłaBiurowe365 przedstawiamy 6 porad, jak nie marnować czasu i prowadzić efektywne spotkania w pracy, które pozwolą Ci zrealizować  efektywnie projekty współpracując.

Pierwszy krok: określenie celu spotkania

W zasadzie w każdym aspekcie naszego życia, konieczne jest posiadanie jasnego celu, ale w kontekście spotkań zespołowych, ten aspekt ma szczególne znaczenie.

Nie byłoby to ani pierwsza, ani ostatnia sytuacja, gdy wchodzi się na spotkanie i kończy się rozmową na mało istotne tematy, co wydłuża czas tego spotkania bardziej niż to konieczne.

Dlatego ważne jest, aby wyznaczyć główny cel, który chcesz osiągnąć, nie tylko ze względu na swój czas, ale także szanując czas innych.

Dodatkowo: przekaż cel spotkania wszystkim uczestnikom. W ten sposób każdy będzie wiedział, po co odbywa się to spotkanie, będą mogli odpowiednio się przygotować.

Drugi krok: ustalenie punktów obrad

Jeśli spotkanie ma charakter przeglądowy, najlepiej przygotować listę kluczowych punktów do omówienia na spotkaniu i nie odbiegać od niej.

Wielu pomaga również napisanie krótkiego podsumowania na tym etapie. Na przykład: jeśli zapiszesz, że musisz porozmawiać o 'analizie danych', pomocne może być dodanie, pokazanie raportu z ostatnich 6 miesięcy w Power Poincie.

Trzeci krok: ustalenie timingu

W technikach produktywności, takich jak time blocking lub technika Pomodoro, niezwykle istotne jest ustalenie godzin, w których wykonasz dane zadania.

W odniesieniu do spotkań zespołowych, ustalenie czasu rozpoczęcia i zakończenia pomoże Ci lepiej się zorganizować i sprawi, że Twoi współpracownicy także będą mogli zarezerwować ten czas w swoim kalendarzu.

Ważne jest, aby ten czas był stały i nie zmieniać go pod błahym pozorem, dlatego punktualność i przestrzeganie godziny zakończenia jest kluczowe. To sposób na zmuszenie do syntezowania przekazu w oparciu o cele.

Na marginesie dodam, że w świecie metod zwinnego zarządzania projektami takich jak Scrum czy Kanban, doskonale jest zinternalizowany proces prowadzenia efektywnych spotkań roboczych. Czasami rezerwuje się zaledwie 10 minut na podsumowanie określonych procesów, co wymusza syntezę i szybkie ustalanie celów.

Czwarty krok: zapraszaj tylko tych, którzy naprawdę powinni być obecni

Nie jest rzadkością, gdy na spotkaniach zespołowych zaprasza się zbyt wiele osób, które tak naprawdę niewiele mogą wnieść, poza słuchaniem tego, co ma być powiedziane.

Nie musi to złe samo w sobie, ale jeśli nie jest to temat, który powinien być omawiany przez cały zespół, zwykle bardziej efektywne jest wyznaczenie tylko kilku pracowników, aby uczestniczyli w takim spotkaniu. To sposób na zwiększenie zwinności i na nieodbiernie czasu innym.

Piąty krok: upewnij się, że masz potrzebny sprzęt i materiały

Jeśli musisz zebrać kilka osób, upewnij się, że jest odpowiednia ilość krzeseł na zebranie . Podobnie, jeśli musisz przedstawić raport lub potrzebujesz, aby inni wzięli udział w głosowaniu, upewnij się, że masz wszystko, co niezbędne: rzutnik, laptop, kabel HDMI, papier, długopisy, notatki itp.

Szósty krok: zawsze zrób podsumowanie na końcu

Po zakończeniu spotkania, wyślij e-mail do uczestników z punktami omawianymi na spotkaniu, z wyciągniętymi wnioskami i, co najważniejsze, z następnymi krokami do podjęcia, aby kontynuować pracę.

Te podsumowania są szczególnie przydatne nie tylko jako przypomnienie dla uczestników, ale jako informacja dla tych, którzy nie mogli uczestniczyć w spotkaniu lub których obecność nie była konieczna. Wszyscy będą poinformowani jednym kliknięciem.

Czy już jesteście gotowi na efektywne zebrania? W KrzesłaBiurowe365 mamy szeroki katalog krzeseł biurowych, gamingowych i ergonomicznych do wyposażenia Twoich stref na zebrania. Ciesz się maksymalnym komfortem.

Odwiedź nas teraz na naszej stronie KrzesłaBiurowe365, nie przegap naszych ofert!